Mettere i dipendenti nelle condizioni di usare un nuovo strumento per gestire le password rappresenta il primo passo per aumentarne la sicurezza nella vostra organizzazione. Vediamo quindi insieme da dove cominciare! Quando si è a corto di tempo e risorse, risulta cruciale che l’onboarding dei dipendenti avvenga nel modo più semplice possibile. Con LastPass, gli amministratori possono approfittare di integrazioni e criteri che lo rendono automatico e ottimale, semplificando le procedure di configurazione e di registrazione del personale. Grazie alle sue opzioni per l’onboarding e l’offboarding, LastPass vi consente di concedere o revocare l’accesso dei dipendenti alle risorse di lavoro con estrema facilità. Approfittando di un’esperienza di utilizzo uniforme che è apprezzata da milioni di utenti in tutto il mondo, ci vogliono poche ore per avere un organico pienamente operativo, anziché giorni!
Come aiutare i dipendenti a muovere i primi passi
Il consiglio che vi diamo è di preannunciare ai dipendenti che metterete a loro disposizione un nuovo gestore di password. Spiegate loro cos’è un gestore di password, perché l’organizzazione ne usa uno e quali vantaggi ne derivano, in modo che sappiano fin dall’inizio cosa aspettarsi. Una volta avviata la distribuzione, comunque, sarà LastPass a
farsi carico di aiutare il personale con i primissimi passaggi fondamentali per iniziare a usarlo. Basteranno pochi minuti e un paio di clic e gli utenti saranno perfettamente in grado di usare LastPass.
Vediamo in dettaglio come si procede normalmente. I dipendenti ricevono un’e-mail di benvenuto da LastPass che li invita a creare un account usando il proprio indirizzo di posta elettronica aziendale. Quando lo fanno, scelgono una password principale: assicuratevi, dunque, che comprendano come creare una passphrase lunga e sicura. Una volta in possesso di un account, possono cominciare a usare LastPass per memorizzare le password.
Ogni dipendente può sfruttare lo starter kit a disposizione nella propria cassaforte per imparare a eseguire le prime operazioni. Lo starter kit guida i nuovi utenti nelle cinque attività più importanti per impostare LastPass e acquisire familiarità con le funzionalità principali:
- Installare l’estensione browser, che offre la migliore esperienza LastPass consentendo di salvare e inserire i dati sui siti Web, insieme all’app per dispositivi mobili.
- Salvare una password nella cassaforte, una procedura che consente ai dipendenti di toccare con mano quali vantaggi possono ricavare inserendo automaticamente le credenziali di accesso a un account.
- Generare una nuova password, aiutando il personale che deve registrarsi per un nuovo account o aggiornare le password di quelli già esistenti a crearle univoche e complesse.
- Inserire automaticamente una password, il che dimostra come LastPass faccia risparmiare tempo e fatica ai dipendenti inserendo a ogni accesso le informazioni al posto loro.
- Verificare la presenza di eventuali punti deboli dalla dashboard di sicurezza, dove il personale può constatare il livello di protezione delle proprie password e adottare le misure necessarie per aggiornare quelle degli account a rischio.
Ogni dipendente che completa tutti i passaggi dello starter kit viene premiato con la consapevolezza di aver contribuito a piantare un albero.
In definitiva, la procedura di onboarding ha l’obiettivo di aiutare i dipendenti a creare un account e ad acquisire familiarità con le funzioni di LastPass che cominceranno a usare fin da subito. Gli utenti spesso restano sorpresi dalla velocità con cui la loro cassaforte va riempiendosi con decine o addirittura centinaia di password. Da quel momento, LastPass diventa uno strumento indispensabile sul luogo di lavoro e inizierete a notare un miglioramento nella sicurezza delle password della vostra organizzazione.
Informazioni sull’onboarding per gli amministratori IT
Dietro le quinte, LastPass aiuta gli amministratori a ottimizzare il processo di onboarding con integrazioni, impostazioni di distribuzione e opzioni di sicurezza. Grazie all’attenzione particolare dedicata ad aspetti quali personalizzazione e automazione, gli amministratori possono contare su un’ampia possibilità di scelta che non richiede grandi competenze tecniche.
Potete integrare LastPass con i componenti già presenti nella vostra infrastruttura tecnica, come Active Directory, ottimizzandone l’esperienza in base alle esigenze della vostra organizzazione oppure potete sfruttarne le impostazioni predefinite, che consentono di conciliare praticità e sicurezza.
Prima di effettuare l’onboarding degli utenti, dovreste determinare quali, tra le opzioni di provisioning degli account offerte da LastPass, risultano ideali per la vostra organizzazione. Quelle per il provisioning automatizzato si integrano con Active Directory e Azure Active Directory di Microsoft, LDAP, Okta, OneLogin, PingOne, Google Workspace e AD FS.
Essenzialmente, queste integrazioni trasmettono informazioni importanti dalla vostra directory a LastPass. Ad esempio, quando create nuovi profili nella directory utenti, questi vengono sincronizzati con LastPass per la fornitura dei nuovi account. Allo stesso modo, quando un profilo utente viene disattivato o eliminato, LastPass ne riflette le modifiche in tempo reale. Gli amministratori, dunque, possono sfruttare una di queste integrazioni per applicare i criteri, concedere l’accesso a determinate applicazioni e gestire le autorizzazioni a livello di gruppo o individuo.
Non avete una directory utenti? Non fa niente! La console di amministrazione vi consente di inserire manualmente l’indirizzo e-mail di ogni dipendente aziendale oppure di caricare un intero elenco di utenti in un formato riconosciuto. I dipendenti riceveranno l’e-mail di benvenuto e potranno procedere a creare la loro password principale.
Una volta inviati tutti gli inviti, la console di amministrazione diventa il vostro centro di comando, permettendovi di controllare i criteri, l’utilizzo del prodotto nonché gli stati e le autorizzazioni degli utenti. Da qui, potete svolgere diverse operazioni, tra cui richiedere l’uso dell’autenticazione a più fattori, impostare i requisiti di sicurezza della password principale e assegnare determinate applicazioni a utenti o gruppi specifici. Le opzioni disponibili nella console di amministrazione vi consentono di conseguire un elevato livello di personalizzazione, ma non siete tenuti ad approfondirle se siete soddisfatti della configurazione predefinita.
Cosa succede quando qualcuno se ne va?
L’avvicendamento del personale è un fattore che ormai caratterizza il mondo del lavoro moderno. Sotto il profilo della produttività, risulta essenziale fornire ai neoassunti un accesso immediato, in modo che possano premere sull’acceleratore fin dal primo giorno; ma, sotto quello della sicurezza delle password, per un’organizzazione risulta altrettanto essenziale assicurarsi che, quando i dipendenti se ne vanno, non rappresentino un rischio – accidentale o meno. Ciò richiede di revocare istantaneamente qualsiasi accesso li riguardi.
Grazie all’integrazione della directory con LastPass, quando disattivate o eliminate il profilo di un utente dalla vostra directory il suo stato viene automaticamente aggiornato anche su LastPass. L’eliminazione di un account comporta anche l’eliminazione di tutti i dati presenti nella sua cassaforte che non risultano in condivisione con altri utenti. Se un account viene disattivato, i dati non vengono eliminati ma diventano inaccessibili fin quando l’account non viene attivato nuovamente.
E se avete effettuato il provisioning manualmente in mancanza di una integrazione directory? In quel caso, potete disattivare o eliminare l’account LastPass del dipendente in modo manuale dalla console di amministrazione.
In entrambi i casi, comunque, l’account in questione diventa immediatamente inaccessibile, riducendo al minimo la possibilità di subire una fuga di dati, una violazione o una ritorsione.
Gestire gli accessi degli utenti con LastPass
LastPass punta a garantire sia agli amministratori che ai dipendenti una procedura di configurazione più semplice. Gli amministratori possono contare su opzioni pratiche per invitare e gestire gli utenti in modo automatico, ma sono disponibili anche opzioni per farlo in modo manuale altrettanto semplicemente. Garantire protezione alle password può essere scoraggiante, ma LastPass aiuta gli utenti a completare la configurazione del proprio account e ad acquisire familiarità con i principi che regolano la gestione delle password.
Per il mese della sicurezza informatica di quest’anno,
scoprite come LastPass può aiutarvi a creare un’ottima strategia di cibersicurezza, a partire da un onboarding (e un offboarding) semplificato.
