Samenwerking op afstand is niet altijd eenvoudig. Als uw teamleden niet in hetzelfde bureau werken, of misschien zelfs in verschillende tijdzones en op verschillende continenten, kan zelfs de basiscommunicatie een uitdaging worden. Een snelle vraag bij de koffieautomaat, de bijgeschoven bureaustoel: er valt iets weg. Maar voor effectief werk blijft het essentieel om belangrijke informatie snel en veilig te delen binnen een team, juist als iedereen op afstand werkt. Iets eenvoudigs als het delen van een wachtwoord kan niet alleen ontzettend onhandig worden. Zonder de juiste tools om accountgegevens snel en veilig door te geven aan een collega, wordt dit ook een groot veiligheidsrisico.
Waarom teams een manier nodig hebben om veilig wachtwoorden te delen
In veel organisaties moeten verschillende collega's bepaalde wachtwoorden en accountgegevens met elkaar delen. Misschien is er slechts één licentie voor een specifieke app, of maar één abonnement op een wetenschappelijk tijdschrift. Niet iedere kanaal voor social media ondersteunt het werken met meerdere beheerders. En de inloggegevens voor het wifinetwerk op kantoor worden waarschijnlijk regelmatig gedeeld met bezoekers.
Zo zijn er honderden situaties waarin medewerkers gevoelige aanmeldingsgegevens moeten delen met anderen. Als de IT-afdeling hiervoor geen goede mogelijkheden biedt, grijpen mensen gegarandeerd terug op onveilige methoden. Ze versturen wachtwoorden per mail, sms of WhatsApp, of bijvoorbeeld via Slack. Ze verzamelen wachtwoorden in spreadsheets of gedeelde Google Documenten, vol wachtwoorden zonder encryptie. Het is de menselijke natuur om de snelste en eenvoudigste route te kiezen.
Helaas zet dit de deur wagenwijd open voor hackers en andere cybercriminelen. De IT-afdeling heeft geen idee meer wie er wachtwoorden deelt voor welke accounts, en wie er toegang krijgt. Het is onmogelijk om verantwoordelijkheid toe te wijzen op individueel niveau, dus ongeoorloofde toegang kan nooit worden gekoppeld aan bepaalde mensen. Hebben ontslagen medewerkers of externe leveranciers nog toegang tot bepaalde wachtwoorden en accounts? U heeft geen idee. En behalve onveilig, is het ook nog eens niet efficiënt: mensen moeten steeds weer op zoek naar wachtwoorden, storen anderen of schrijven ze ergens op voor de volgende keer. Een opportunistische hacker kan op die manier eenvoudig aan niet-versleutelde wachtwoorden komen. Kortom: de praktijken rondom het delen van wachtwoorden zijn een probleem voor de veiligheid en de productiviteit, waar bedrijven niet omheen kunnen – zeker niet als mensen veel thuis werken.
Hoe LastPass veilig delen eenvoudig maakt
Met een goede wachtwoordmanager als LastPass kunnen uw medewerkers snel en veilig accounttoegang delen met collega's. Met een paar klikken wordt het wachtwoord gesynchroniseerd naar de collega die het nodig heeft. Gedeelde gebruikersnamen en wachtwoorden verschijnen in de kluis van de ontvanger. Als ze het gedeelde account openen, worden de aanmeldingsgegevens automatisch ingevoerd.
LastPass biedt verschillende manieren om wachtwoorden te delen om teams te helpen, zeker als ze vanuit huis werken:
- Delen met individuele collega's of met groepen: LastPass maakt het eenvoudig om wachtwoorden flexibel en schaalbaar te delen voor allerlei soorten teams. Gebruikers kunnen wachtwoorden één-op-één delen, of met een groep mensen. In het Sharing Center kunnen medewerkers gemakkelijk zien welke wachtwoorden ze met wie hebben gedeeld, en welke toegang ze van anderen hebben gekregen.
- Eén wachtwoord delen, of een set: gebruikers kunnen aanmeldingsgegevens per account delen of groeperen in een map, die dan in één keer toegankelijk wordt voor de ontvangers. Zo zijn gedeelde mappen een ideale manier om alle relevante wachtwoorden voor een project, een team of een afdeling te delen.
- Wachtwoorden verbergen of zichtbaar maken: via LastPass kunt u ook toegang delen zonder het wachtwoord te laten zien, zodat medewerkers het wel kunnen gebruiken, maar niet kunnen kopiëren of wijzigen. Verborgen wachtwoorden zijn een ideale manier om een extra beveiligingslaag toe te voegen als u bijvoorbeeld met uitzendkrachten of externe partners werkt.
- Willekeurige wachtwoorden genereren voor gedeelde accounts: de wachtwoordmanager heeft een ingebouwde wachtwoordgenerator om voor ieder account een ander lang, willekeurig gekozen wachtwoord aan te maken. Omdat de wachtwoordmanager alle wachtwoorden onthoudt en invult, maakt het niet uit hoe moeilijk het wachtwoord is en hoeveel verschillende wachtwoorden er zijn. En dat geldt ook voor gedeelde accounts. Met een ander wachtwoord voor ieder account vermindert u het risico op een geslaagde cyberaanval.
- Meer inzicht in gedeelde wachtwoorden: met LastPass krijgen managers en IT-beheerders inzicht in wie er toegang heeft tot welke accounts, en op welke manier die toegang wordt gedeeld. Beheerders kunnen zelfs een gedeeld wachtwoord wijzigen en toegang snel intrekken als dat nodig is.
- Gebruik beleidsregels om gedeelde wachtwoorden onder controle te houden: de IT-afdeling kan met beleidsregels organisatiebreed bepalen hoe wachtwoorden kunnen worden gebruikt en de toegang tot beveiligde accounts beschermen. Bovendien kunnen beheerders betere wachtwoordgewoontes afdwingen, ook voor gedeelde accounts.
