La tecnología en la sombra se refiere a cualquier tipo de tecnología (ya sea una aplicación, un servicio en la nube o un dispositivo) que alguien de la empresa utiliza y gestiona sin la constancia ni la autorización del equipo de TI. Aunque no se trata de un fenómeno nuevo, se ha acelerado en los últimos años. Según
G2, los expertos calculan que un 40% del gasto en TI de la empresa ahora se destina fuera del departamento. Esto es lo que necesita saber acerca de los riesgos y oportunidades que plantea esta tecnología sin autorización y cómo abordarla en lugar de luchar contra ella.
Los graves riesgos de la tecnología en la sombra
Aunque la tecnología en la sombra pueda parecer inofensiva, lo cierto es que plantea serios inconvenientes. El más importante de ellos es la seguridad. Como suelen decir los profesionales de TI, las empresas casi siempre tienen que elegir entre seguridad y comodidad. Lo que se gana por lo que se pierde. Y como los profesionales de TI no se encargan de la configuración ni la administración de la tecnología en la sombra, no hay nadie con responsabilidad ni experiencia en ciberseguridad que pueda valorar esas renuncias.
Los empleados que instalan tecnología al margen del equipo de TI suelen buscar rapidez y comodidad. Tienen claro que la tecnología los ayudará tanto a ellos como a sus compañeros a ser más productivos o a colaborar más eficazmente, pero a menudo no se percatan de los riesgos que esto podría suponer para la empresa en su conjunto. En cierto modo, es comprensible. Casi todos los empleados dominan el uso de la informática en su vida personal, pero rara vez tienen preparación de TI. Además, sus puestos no suelen incluir la toma de decisiones en cuanto a la gestión de riesgos importantes para la empresa. El problema es que nadie está llevando a cabo esta supervisión esencial.
Por tanto, la tecnología en la sombra implica un mayor riesgo de ciberseguridad y problemas de cumplimiento que aquella tecnología analizada y autorizada formalmente por el equipo de TI. Como señala G2, el principal problema reside en las filtraciones de datos, que pueden llegar a costar millones de dólares y dar al traste con la reputación de la empresa de un plomazo. El 79% de los empleados piensa que la mayor amenaza al instalar nuevas tecnologías sin la autorización del equipo de TI es poner en riesgo la seguridad de la empresa. Pero si el sector de la empresa está muy regulado, las sanciones y las consecuencias podrían ser aún más nefastas. Las empresas que tienen mucha tecnología en la sombra también podrían estar invirtiendo por duplicado en servicios similares sin darse cuenta. Es posible que estén perdiendo la oportunidad de integrar varias herramientas para mayor beneficio del negocio.
Las sorprendentes oportunidades de la tecnología en la sombra
Aunque de primeras se lleve las manos a la cabeza al pensar que hay tecnología en su red sin ninguna supervisión de TI, esta tecnología en la sombra también tiene ciertas ventajas inesperadas. Básicamente, es una fuente de información: indica que en la empresa hay aficionados a la tecnología que han puesto de manifiesto la necesidad de una opción o funcionalidad empresarial en concreto. Con la debida comunicación y colaboración, el equipo de TI puede ayudar a estos empleados a lograr sus objetivos y, de paso, conocer mejor cómo usan estos la tecnología. De este modo, tanto el equipo de TI como sus compañeros saldrán ganando.
Los profesionales de TI más veteranos suelen disgustarse con la posibilidad de que los usuarios configuren aplicaciones o dispositivos por su cuenta y riesgo. Y no es de extrañar. La tecnología en la sombra puede causar estragos en la empresa; por ejemplo, al propagar software malintencionado que afecte al rendimiento de la red y cause una oleada de llamadas al centro de asistencia. Incluso estos profesionales de TI admiten que no se pueden poner puertas al campo. Las políticas del uso de dispositivos personales son muy populares en muchas empresas, y la transición repentina al teletrabajo durante la pandemia ha desdibujado aún más los límites que separan la tecnología personal y corporativa. Si bien es cierto que ahora el equipo de TI tiene herramientas muchísimo mejores para proteger la tecnología personal de los usuarios.
Los responsables de TI sienten la presión de acelerar la transformación digital a una mayor escala que antes, pero solo podrán lograrlo si entienden a la perfección cómo sus compañeros utilizan la tecnología para trabajar en cada momento. Una vez detectada, la tecnología en la sombra puede ayudarlos a identificar a los mejores embajadores de la tecnología y trazar junto a ellos estrategias innovadoras que permitan el crecimiento del negocio.
Cómo usar la tecnología en la sombra a su favor
Como suele decirse, no se puede gestionar aquello que no se ve. Y, la tecnología en la sombra, como su propio nombre indica, es difícil de ver y más aún de controlar. Esto resulta más complicado todavía para las empresas que tienen
empleados que teletrabajan. Sin embargo, esta tecnología puede jugar a su favor. Si aprovecha la ocasión, podrá conseguir incluso un equilibrio más gratificante entre seguridad y comodidad para todas las personas implicadas.
En primer lugar, deberá identificar la tecnología o las prácticas ocultas que podrían ser más preocupantes desde el punto de vista de la seguridad. Por ejemplo, una solución centralizada para la gestión de accesos e identidades de los empleados (IAM) puede ayudar a su equipo de TI a administrar mejor el acceso a cada aplicación y dispositivo, ya se usen en la oficina o en los hogares de los empleados.
Puede ir un paso más allá al implementar el inicio de sesión único (SSO), ya que no solo dará al equipo de TI un control más pormenorizado sobre los accesos, sino que también ofrecerá un sistema más cómodo a los empleados. Con un gestor de contraseñas para empresas, sus empleados tendrán una opción segura para guardar sus credenciales. Además, su equipo de TI dispondrá de las mejores herramientas para gestionar la seguridad de las contraseñas en toda la empresa, incluso en los dispositivos y las aplicaciones de tecnología en la sombra.
Arroje luz sobre su tecnología en la sombra
Aunque la tecnología en la sombra pueda parecer una amenaza, y todas las empresas deben tomársela en serio, puede solucionarse con algo de luz... Si apuesta por herramientas inteligentes para conocer cómo los empleados usan la tecnología en su empresa y si colabora con ellos para saber por qué se decantan por ciertas aplicaciones o dispositivos y qué buscan conseguir con ellos, el equipo de TI podrá obtener ciertas ventajas de la tecnología en la sombra. Con una estrategia bien planteada que aborde la tecnología en la sombra, su empresa estará en mejores condiciones para sacarle todo el partido y minimizar sus riesgos.
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