O trabalho remoto nem sempre é fácil. Quando sua equipe está fisicamente distante, às vezes em outros fusos horários ou continentes, até mesmo a comunicação básica pode ser mais difícil. Não dá para tirar uma dúvida rapidinho com quem está do outro lado da sala nem dá perguntar se aquela pessoa que está passando pela sua mesa pode fazer uma reunião em cima da hora. Para manter todo mundo trabalhando com eficiência, especialmente em esquema remoto, é essencial poder compartilhar informações importantes com rapidez e segurança. Algo simples, como compartilhar uma senha, pode ser uma grande inconveniência e um enorme risco à segurança se as equipes não usarem as ferramentas certas para agilizar e proteger as credenciais.
Por que as equipes precisam ter um compartilhamento seguro de senhas
Na maioria dos ambientes de trabalho, algumas senhas e informações de login precisam ser compartilhadas entre dois ou mais colaboradores. Talvez a empresa tenha comprado apenas uma licença de um aplicativo específico ou tenha feito uma única assinatura para um periódico acadêmico. Pode ser que aquela rede social que está bombando não comporte vários administradores. Ou, ainda, pode ser necessário compartilhar as credenciais de acesso ao Wi-Fi da empresa com colaboradores e visitantes.
Esses são apenas alguns exemplos de centenas de situações em que os colaboradores precisam compartilhar credenciais de login. Na falta de uma forma aprovada pela equipe de TI, as pessoas invariavelmente recorrerão a métodos de compartilhamento de senhas pouco seguros. Elas acabarão enviando as senhas por e-mail, SMS, WhatsApp ou Slack. Criarão planilhas ou compartilharão documentos do Google cheios de senhas em texto simples. A opção mais rápida e mais fácil será sempre a preferida de todos.
Infelizmente, essas opções também são muito arriscadas. Elas deixam a equipe de TI sem visibilidade sobre quem tem acesso às senhas compartilhadas e a quais contas. Como não há responsabilidade no nível individual, não é possível atrelar eventuais acessos não autorizados a pessoas específicas. Não dá para saber se alguém que deixou a empresa, ou um ex-prestador de serviço, ainda tem acesso a uma senha compartilhada. Também há ineficiência, pois é preciso pesquisar senhas manualmente e talvez até escrevê-las em algum lugar para se lembrar da próxima vez. Além de tudo isso, esses métodos de compartilhamento são um prato cheio para que hackers encontrem senhas descriptografadas. Resumindo: o compartilhamento de senhas é um desafio para a produtividade e a segurança que as empresas precisam encarar, especialmente em tempos de home office.
Como o LastPass facilita o compartilhamento seguro
Com um gerenciador de senhas como o LastPass, as equipes podem compartilhas credenciais de login com rapidez e segurança. Com apenas alguns cliques, uma senha compartilhada pode ser sincronizada com um determinado colaborador. Os nomes de usuário e senhas compartilhados aparecem no cofre do colaborador, e as credenciais são preenchidas automaticamente nas hora de acessar aquela conta.
O LastPass oferece diversos recursos de compartilhamento de senha, especialmente bons para equipes que trabalham remotamente:
- Compartilhe credenciais com grupos ou pessoas específicas: o compartilhamento de senhas do LastPass oferece flexibilidade e escalabilidade para equipes de todos os tipos. É possível compartilhar senhas individualmente ou com um grupo. Pelo centro de compartilhamento, é fácil ver quem tem acesso às senhas compartilhadas e quem as compartilhou.
- Compartilhe uma ou várias senhas: é possível compartilhar uma credencial por vez ou agrupá-las em uma pasta para serem compartilhadas todas ao mesmo tempo com outras pessoas. As pastas são uma maneira conveniente para compartilhar todos os logins relevantes para um projeto, equipe ou departamento.
- Oculte senhas ou torne-as visíveis: as senhas compartilhadas podem ser mascaradas no LastPass para que os colaboradores não possam vê-las nem editá-las. Senhas ocultas oferecem mais uma camada de segurança, especialmente quando se trabalha com prestadores de serviços ou colaboradores temporários.
- Gere senhas aleatórias para contas compartilhadas: com um gerenciador de senhas, você tem um gerador de senhas integrado capaz de criar senhas longas e aleatórias para cada conta. Como o gerenciador de senhas se lembra e preenche todas as senhas para os colaboradores, não importa se elas são difíceis demais, e a mesma coisa vale para as contas compartilhadas. Ter uma senha diferente para cada conta reduz o risco de acessos não autorizados e violações de dados.
- Os administradores têm visibilidade sobre as senhas compartilhadas: com o LastPass, os gestores e à equipe de TI podem ter visibilidade sobre quem tem acesso a quais senhas e como elas estão sendo compartilhadas. Os administradores podem inclusive alterar uma senha compartilhada ou, se necessário, conseguem rapidamente revogar o acesso a ela.
- Controle as senhas compartilhadas com políticas: no âmbito da empresa, as políticas dão à equipe de TI controle sobre como as senhas estão sendo usadas e protegem o acesso a contas com senhas. Os administradores podem tornar obrigatórios hábitos mais seguros relacionados a senhas, inclusive para contas compartilhadas.
