Colaborar a distancia no siempre es fácil. Cuando los miembros de su equipo están físicamente separados, tal vez incluso en zonas horarias o continentes diferentes, hasta las comunicaciones más básicas pueden suponer un desafío. En estas situaciones, de poco sirve gritar algo en voz alta al otro lado de la sala o pedir a alguien que se acerque a nuestra mesa para comentar algo. Para que todo el mundo trabaje de una forma eficiente, especialmente si lo hacen a distancia, es imprescindible poder compartir la información clave de una forma rápida y segura. Incluso algo tan sencillo como compartir una contraseña puede convertirse no solo en un engorro, sino en un importante riesgo para la seguridad si los equipos no disponen de las herramientas correctas para compartir de forma rápida y segura las credenciales de cuentas.
Por qué los equipos necesitan un sistema seguro para compartir contraseñas
En la mayoría de las empresas, determinadas contraseñas y credenciales deberán compartirse entre dos o más empleados. Tal vez la empresa solo dispone de una licencia para una aplicación o una suscripción a una publicación académica. O tal vez la última red social de moda no admite más de un administrador. O puede incluso que sea necesario comunicar los datos de la Wi-Fi de la empresa a empleados y visitantes.
Son solo algunos ejemplos de los cientos de situaciones en los que los empleados pueden verse obligados a compartir credenciales confidenciales. Si el departamento de TI no marca el camino, los empleados inevitablemente terminarán por compartir las contraseñas de formas poco seguras: enviarán la información por correo o incluso por mensaje de texto, WhatsApp o Slack. O crearán hojas de cálculo o documentos de Google compartidos llenos de contraseñas en texto simple. Todo el mundo busca siempre las opciones más rápidas y fáciles.
La mala noticia es que estas opciones siempre son las menos seguras, ya que privan al equipo de TI de ver quién comparte las contraseñas y en qué cuentas. Es imposible asignar responsabilidades individuales y, por tanto, los accesos no autorizados no pueden atribuirse a personas concretas. No hay forma de saber si alguien que ha salido de la organización o un trabajador subcontratado sigue teniendo acceso a una contraseña compartida. Y además es poco eficiente, ya que los usuarios deben buscar manualmente las contraseñas y tal vez incluso anotarlas en algún lugar para poder recordarlas. Por si fuera poco, estos métodos se lo ponen en bandeja a un hacker oportunista a la caza de contraseñas sin cifrar. En pocas palabras: compartir contraseñas supone un riesgo para la productividad y para la seguridad y las empresas deben tomar cartas en el asunto, especialmente si parte de su plantilla trabaja a distancia.
Uso seguro compartido de la mano de LastPass
Con un gestor de contraseñas como LastPass los equipos pueden compartir de forma rápida y segura credenciales de cuentas. En unos pocos clics, una contraseña compartida puede asociarse a un empleado concreto. Los nombres de usuario y contraseñas compartidos aparecen en la bóveda de un empleado y las credenciales se completan automáticamente cuando inician sesión en la cuenta compartida.
LastPass cuenta con varias funciones para ayudar a los equipos a compartir contraseñas, especialmente si estos equipos trabajan a distancia:
- Compartir una contraseña con usuarios individuales o grupos: compartir contraseñas con LastPass es sinónimo de flexibilidad y escalabilidad, para equipos de todos los tamaños. Los usuarios pueden compartir contraseñas de forma individual o con un grupo de personas. Gracias al centro de uso compartido, un empleado puede ver fácilmente con quién tiene contraseñas compartidas y quién las tiene compartidas con él o ella.
- Compartir una contraseña o varias: las credenciales pueden compartirse una a una o agruparse en una carpeta para compartirlas todas a la vez con varios usuarios. Las carpetas son una práctica solución para compartir todas las credenciales, por proyectos, equipos o departamentos.
- Ocultar o mostrar las contraseñas: las contraseñas compartidas pueden ocultarse en LastPass para que un empleado no pueda verla ni editarla. Las contraseñas ocultas aportan un plus de seguridad, especialmente en empresas que trabajan con personal externo o profesionales subcontratados.
- Generar contraseñas aleatorias para cuentas compartidas: con un gestor de contraseñas, un generador integrado de contraseñas puede crear contraseñas largas y aleatorizadas para cada credencial. Como el gestor de contraseñas recuerda y rellena todas las contraseñas para el empleado, no importa si es fácil o difícil. Y lo mismo vale para las cuentas compartidas. Con una contraseña diferente para cada cuenta se reduce el riesgo de acceso no autorizado o robo de datos.
- Visibilidad de contraseñas compartidas para los administradores: LastPass permite a los supervisores y al equipo de TI saber quién accede a qué contraseñas y de qué forma se comparten. Los administradores pueden incluso modificar una contraseña compartida o revocar fácilmente el acceso si hace falta.
